学校各单位：
档案工作是学校实行科学管理、提高办学效率和质量、记录学校发展历史，传承文化的重要基础工作。根据学校《档案管理办法》、《文件材料立卷归档实施细则》等文件规定，为做好2023年文件材料的立卷及2024年文件材料预立卷工作特作如下通知：
一、立卷归档时间及工作安排
1.各单位党政、教育教学等2023年管理文件材料，在5月底以前完成立卷，将档案目录同步录入档案管理系统，并提交档案馆审核，通过后再编排档案目录并装订。档案馆将针对性指导立卷装订工作。
2.根据教务部发布的《关于做好主要教学资料存档管理的通知》，本科生毕业论文（设计）正文和附属材料应按要求整理成纸质档和电子档移交至档案馆永久保存。实习报告或实习手册应从校友邦实习管理平台下载整理成电子档并打印装订成纸质件，移交至档案馆永久保存。
各教学单位2023届本科毕业论文（设计）、实习报告或实习手册必须保持纸质档案和电子档案归档号的一致性。电子档案刻录在光盘中，每个学生一个文件夹，以档号命名，内含材料必须与纸质档案内容一致。在完成立卷归档后，应于6月底以前移交档案馆统一保存，同时移交2023届本科毕业论文（设计）、实习报告或实习手册的归档目录，并上传至档案管理系统。
3.为确保应归档文件材料齐全完整，学校档案馆在6月上旬对各部门2024年文件材料预立卷，2023年文件材料立卷及2022年文件材料立卷归档不合要求需整改部分进行随机检查，作为年终档案工作检查评比的依据。
4.11月，开展学校档案工作检查评比，重点检查各部门档案工作负责人、兼职档案员是否落实到位；2024年预立卷文件材料和2023年立卷文件材料的收集是否齐全完整；是否按时归档；积存文件材料是否立卷归档等。根据各单位档案工作完成情况，评选档案工作先进单位和个人，报学校表彰奖励。
二、具体要求
1.坚持档案工作的政治地位，“为党管档、为国守史、为民服务”是档案工作的神圣职责。原则上各单位主要领导分管本单位档案工作。各单位要为兼职档案员及时解决困难，确保按时、按规定完成各类文件材料立卷归档。
2.各单位兼职档案员应履行职责，负责督促各科室将应归档文件材料收集齐全完整，并分类组卷、拟写案卷题名、编定档号。尤其要注意收集在改革创新、重要岗位工作中形成的文件材料。
3.认真做好2024年文件材料的预立卷工作。要求材料分类准确；卷夹排放有序；卷夹脊背文字整洁美观。提倡“谁主办、谁立卷，办完事，就立卷。”
4.各单位在完成2023年文件材料立卷后，还应做好本单位积存文件材料的清理、补卷工作。对新补充的应归档文件材料立卷单位予以加分奖励。
档案馆联系人：杨老师
联系方式：027-88143053
九州ju111官方网站档案馆
2024年3月21日